Comment être plus productif et éliminer les activités qui font perdre du temps en utilisant la Matrice d'Eisenhower

matrice Eisenhower productivité quatre

Dwight Eisenhower a vécu une des vies les plus productives que l'on puisse imaginer.


Eisenhower a été le 34e président des États-Unis, remplissant deux mandats de 1953 à 1961. Pendant son mandat, il a lancé des programmes qui ont directement mené au développement du réseau routier inter-États aux États-Unis, au lancement de l'Internet (DARPA), à l'exploration de l'espace (NASA) et à l'utilisation pacifique des sources d'énergie alternatives (Loi sur l'énergie atomique).


Avant de devenir président, Eisenhower était un général cinq étoiles de l'armée américaine, il a été le commandant suprême des forces alliées en Europe pendant la Seconde Guerre mondiale, et il était responsable de la planification et de l'exécution des invasions en Afrique du Nord, en France et en Allemagne.


À d'autres moments, il a été président de l'université de Columbia, est devenu le premier commandant suprême de l'OTAN et a trouvé le temps de s'adonner à des passe-temps comme le golf et la peinture à l'huile.


Eisenhower avait une incroyable capacité à maintenir sa productivité non seulement pendant des semaines ou des mois, mais pendant des décennies. C'est pourquoi il n'est pas surprenant que ses méthodes de gestion du temps, de gestion des tâches et de productivité aient été étudiées par de nombreuses personnes.


Sa stratégie de productivité la plus célèbre est connue sous le nom de "boîte d'Eisenhower" (ou matrice d'Eisenhower) et c'est un outil de prise de décision simple que vous pouvez utiliser dès maintenant. Voyons comment être plus productif et comment fonctionne la stratégie d'Eisenhower.

La boîte d'Eisenhower : Comment être plus productif

La stratégie d'Eisenhower pour agir et organiser vos tâches est simple. À l'aide de la matrice de décision ci-dessous, vous séparerez vos actions en fonction de quatre possibilités.


1. Urgent et important (tâches que vous ferez immédiatement).

2. Importantes, mais non urgentes (tâches que vous programmerez pour plus tard).

3. Urgent, mais pas important (tâches que vous déléguerez à quelqu'un d'autre).

4. Ni urgente ni importante (tâches que vous éliminerez).


L'avantage de cette matrice est qu'elle peut être utilisée pour les grands plans de productivité ("Comment devrais-je passer mon temps chaque semaine ?") et pour des plans quotidiens plus petits ("Que devrais-je faire aujourd'hui ?").


Voici un exemple de ce à quoi ressemble ma boîte Eisenhower pour aujourd'hui.

matrice Eisenhower urgent important

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La différence entre urgent et important

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.

-Dwight Eisenhower

Les tâches urgentes sont des choses auxquelles vous sentez qu'il faut réagir : courriels, appels téléphoniques, SMS, nouvelles. Pour Brett McKay, "les tâches importantes sont des choses qui contribuent à notre mission, nos valeurs et nos objectifs à long terme". 


Séparer ces différences est assez simple à faire une fois, mais le faire continuellement peut être difficile. La raison pour laquelle j'aime la matrice d'Eisenhower est qu'elle fournit un cadre clair pour prendre les décisions encore et encore. Et comme pour toute chose dans la vie, la cohérence est la partie la plus difficile.


Voici quelques autres observations que j'ai faites en utilisant cette méthode.

L'élimination avant l'optimisation

Il y a quelques années, alors que je lisais sur la programmation informatique, je suis tombé sur une citation intéressante :

"Il n'y a pas de code plus rapide que l'absence de code."

-Kevlin Henney

En d'autres termes, le moyen le plus rapide de faire quelque chose, qu'il s'agisse de faire lire une ligne de code par un ordinateur ou de rayer une tâche de votre liste de tâches, est d'éliminer complètement cette tâche. Il n'y a pas de moyen plus rapide de faire quelque chose que de ne pas le faire du tout. Ce n'est pas une raison pour être paresseux, mais plutôt une suggestion pour vous forcer à prendre des décisions difficiles et à supprimer toute tâche qui ne vous conduit pas vers votre mission, vos valeurs et vos objectifs.


Trop souvent, nous utilisons la productivité, la gestion du temps et l'optimisation comme excuse pour éviter la question vraiment difficile : "Ai-je vraiment besoin de faire cela ?" Il est beaucoup plus facile de rester occupé et de se dire qu'il suffit d'être un peu plus efficace ou de "travailler un peu plus tard ce soir" que d'endurer la douleur d'éliminer une tâche que vous êtes à l'aise de faire, mais qui n'est pas la meilleure et la plus élevée utilisation de votre temps. 


Comme le dit Tim Ferriss, "Être occupé est une forme de paresse - la paresse de penser et d'agir sans discernement".


Je trouve que la matrice d'Eisenhower est particulièrement utile car elle me pousse à me demander si une action est vraiment nécessaire, ce qui signifie que je suis plus susceptible de déplacer des tâches vers le quadrant "Supprimer" plutôt que de les répéter sans réfléchir. Et pour être honnête, si vous éliminiez simplement toutes les choses auxquelles vous perdez du temps chaque jour, vous n'auriez probablement pas besoin de conseils sur la manière d'être plus productif dans les choses qui comptent.

Est-ce que cela m'aide à atteindre mon objectif ?

Une dernière remarque : il peut être difficile d'éliminer les activités qui font perdre du temps si vous n'êtes pas sûr de l'objectif que vous poursuivez. D'après mon expérience, deux questions peuvent aider à clarifier l'ensemble du processus qui se cache derrière la boîte d'Eisenhower.


Ces deux questions sont...


1. Quels sont mes objectifs ?

2. Quelles sont les valeurs fondamentales qui animent ma vie ?


La matrice d'Eisenhower n'est pas une stratégie parfaite, mais j'ai trouvé qu'elle était un outil de décision utile pour augmenter ma productivité et éliminer les comportements qui me prennent de l'énergie mentale, me font perdre du temps et me font rarement avancer vers mes objectifs. J'espère qu'elle vous sera également utile. 

NOTES

1. Merci à Brett McKay de The Art of Manliness pour son poste sur la Eisenhower Box.


2. L'expression "utilisation la plus élevée et la meilleure" est un concept immobilier qui permet de trouver l'utilisation la plus valable d'un bien. Mon ami Mark Heckmann est un fan de l'utilisation de cette expression pour la gestion du temps personnel. Merci Mark !


3. Pour d'autres conseils utiles sur la productivité, consultez cet article résumant le travail de Scott Hansleman.